Urlaub vorbei. Chaos da. Copilot an.
Der erste Arbeitstag nach dem Sommerurlaub:
Dein Survival Guide mit Copilot
Der erste Arbeitstag nach dem Sommerurlaub kann dich ganz schön ins Schwitzen bringen, oder?
Volle Postfächer, verpasste Meetings und blinkende To-dos?
Kommt dir das bekannt vor?
Ich zeige dir drei Wege, wie du mit Copilot strukturiert zurückkommst, statt kopflos loszulegen.
Pass auf! Du bekommst konkrete Prompts, mit denen du deinen Wiedereinstieg strukturiert angehst.
Option 1: Pareto-Regel
Der häufigste Fehler am ersten Tag: direkt ins Postfach springen, um alle E-Mails und Teams-Threads durchzulesen.
Kennst du die Pareto-Regel (auch 80/20-Regel genannt)?
Die Pareto-Regel besagt, dass oft:
80 % der Ergebnisse durch 20 % der Ursachen erzielt werden.
Beispiele im Arbeitsalltag sind:
- E-Mails: 20 % deiner E-Mails verursachen 80 % deiner Arbeitsergebnisse.
- Meetings: 20 % der Meetings enthalten 80 % der relevanten Entscheidungen.
- Aufgaben: 20 % deiner Aufgaben erzeugen 80 % des Mehrwerts für dein Team oder Projekt.
Wenn du nach zwei Wochen Urlaub zurückkommst, ist es praktisch unmöglich, 100 % aller Nachrichten zu lesen.
Stattdessen fragst du Copilot: „Welche 20 % der E-Mails, Chats, Meetings und Aufgaben haben die größte Auswirkung auf meine Arbeit?“
Dadurch verschiebst du den Fokus von „Was habe ich verpasst?“ ➜ zu „Worauf kann ich die größte Wirkung erzielen?“
Promptzweck: Reduziere das Informationsrauschen. Ich möchte mich auf die 20 % der Informationen konzentrieren, mit denen ich 80 % der Wirkung erzielen kann.
Prompt:
Agiere als mein persönlicher Produktivitäts- und Priorisierungs-Coach. Hilf mir, nach dem Urlaub zwischen [Anfangsdatum] und [Enddatum] schnell wieder die höchste Wirkung zu erzielen. Verwende dafür die Pareto-Regel, um die 20 % der wichtigsten Informationen, Entscheidungen, Aufgaben und Handlungsbedarfe zu identifizieren, mit denen ich 80 % der Wirkung erzielen kann.
Konzentriere dich auf Inhalte aus Teams-Kanalbeiträgen, Teams-Chats, E-Mails sowie Besprechungen,
- die ungelesen sind,
- die von meinem Vorgesetzten oder wichtigen Stakeholdern stammen,
- die eine Entscheidung, Antwort oder Aktion von mir erfordern,
- sowie Besprechungen, die während meiner Abwesenheit stattgefunden haben.
Erstelle daraus eine Liste mit fünf Aufgaben, die die größte Auswirkung auf meine Arbeit haben:
- Aufgabe
- Absender
- Quelle und Link zum Originalinhalt
- Fälligkeitsdatum
Option 2: Eisenhower-Matrix
Viele Themen wirken dringend, sind es aber nicht.
Die Eisenhower-Matrix ist ein Priorisierungswerkzeug, das Aufgaben anhand von zwei Kriterien bewertet:
- Wichtigkeit – Wie groß ist der Nutzen oder die Auswirkung?
- Dringlichkeit – Wie schnell muss gehandelt werden?
Daraus ergeben sich vier Quadranten:
Den Prompt kannst du nach Phase 1 nutzen, aber natürlich auch unabhängig davon.
Promptzweck: Aufgaben nach Priorität bewerten.
Prompt:
Agiere als mein persönlicher Produktivitäts- und Priorisierungs-Coach. Hilf mir, nach dem Urlaub zwischen [Anfangsdatum] und [Enddatum] zu priorisieren, was ich zuerst erledigen soll. Verwende dafür die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben in die Kategorien Erledigen, Planen, Delegieren und Ignorieren einzuteilen.
Konzentriere dich auf Inhalte aus Teams-Kanalbeiträgen, Teams-Chats, E-Mails sowie Besprechungen,
- die ungelesen sind,
- die von meinem Vorgesetzten oder wichtigen Stakeholdern stammen,
- die eine Entscheidung, Antwort oder Aktion von mir erfordern,
- sowie Besprechungen, die während meiner Abwesenheit stattgefunden haben.
Erstelle daraus eine Liste mit fünf Aufgaben:
- Aufgabe
- Absender
- Eisenhower-Priorität
- Fälligkeitsdatum
Option 3: Nutze die Catch-up-Funktionalität von Copilot in Outlook
Falls du Catch Up noch nicht kennst, lass mich die Ehre haben, sie dir vorzustellen.
Die Funktionalität ist an deine automatischen Antworten in Outlook oder Abwesenheit gekoppelt.
Also gilt: Keine Abwesenheitsnachricht in Outlook, keine Catch-up-Funktionalität.
Nun, da du die Mindestvoraussetzung kennst, verwendest du sie so:
- Öffne Outlook nach deinem Urlaub.
- Oben rechts findest du die Abwesenheitsbenachrichtigung.
- Klicke auf die kleine Catch Up Shaltfläche.
Das war's.
Der Prompt sieht so aus.
Falls du den Prompt später unabhängig von Abwesenheit verwenden möchtest, findest du hier den Catch-up-Prompt.
Promptzweck: Mit Copilot aufholen.
Prompt:
Erstelle eine prägnante, priorisierte „Catch-up“-Liste zu allem, was seit dem <Datum> passiert ist.
Umfang:
Analysiere alle arbeitsrelevanten Signale während meiner Abwesenheit (OOO):
- E-Mails, die mich, mein Team oder wichtige Stakeholder betreffen.
- Aufgaben, Erwähnungen, Genehmigungen und Fristen.
- Updates zu laufenden Projekten oder wiederkehrenden Verantwortlichkeiten.
- Entscheidungen, die in meiner Abwesenheit getroffen wurden.
- Von anderen erledigte Arbeit, die Auswirkungen auf mich hat.
- Neue Aufgaben, Prioritätsverschiebungen, Risiken, Eskalationen oder offene Fragen.
Ausgabeformat:
Eine einzige Sektion mit dem Titel „Catch Up“, gruppiert nach folgenden Themen:
**Entscheidungen**
**Erforderliche Maßnahmen**
**Wichtige Informationen (FYI)**
Jeder Aufzählungspunkt muss enthalten:
- Titel
- Was passiert ist: Zusammenfassung in 1 Satz
- Warum das wichtig ist: Auswirkungen auf mich oder mein Team in 1 Satz
- Erforderliche Aktion: Nächster Schritt oder „Keine Aktion erforderlich“
- Dringlichkeit: Hoch / Mittel / Niedrig
Richtlinien:
- Priorisiere Punkte, die sofortiges Handeln erfordern.
- Führe doppelte Inhalte aus E-Mail-Verläufen zusammen.
- Verdichte Informationen zu Erkenntnissen und Zusammenhängen, anstatt rohe Aktivitäten aufzulisten.
- Gehe davon aus, dass ich den vollständigen Kontext möglichst schnell und mit minimalem Informationsrauschen erfassen möchte.
